Hoy en día es indispensable saber en tiempo real que existencia se tiene de un producto, no importa el tamaño de la organización, saber si está disponible y donde esta disponible es básico para que los clientes y proveedores tengan la información a la mano para toma de decisiones y por supuesto para quien vende el producto no deje ir la venta.

Se añade complejidad si se produce un producto pues el desperdicio o merma también es algo importante a considerar dentro del costo, por lo que saber que tengo y cuanto se desperdicia de lo que tengo, ayuda para saber cuánto se debe producir para entregar un pedido.

Cuando la operación se hace más compleja, el control de lo que debemos tener disponible es indispensable, según estadísticas de nuestras ventas vs la temporada de venta del negocio, debemos utilizar herramientas como stocks mínimos y stocks máximos, de esta manera podremos combinarlos con lo pendiente por surtir y lo pendiente por recibir, para así tener la fórmula de planeación de compra y recompra, claro esto se puede hacer más difícil entre más sucursales o almacenes se manejan pero la estandarización de procesos desde la implementación ayuda al volumen para los cálculos y la planeación.

Los pequeños pasos entre lo real y la lógica de los sistemas es una coordinación que debe existir en la implementación de los sistemas de manejo de inventarios, por ejemplo, un sistema puede decir que ya se facturó y salió del inventario cuando vendemos un producto, pero esto puede variar cuando ni siquiera se ha entregado el producto al cliente, lo frio de los números puede hacer irrelevante la información que da un sistema, por eso los estatus en los intervalos de tiempo son una gran opción de control, los diferentes almacenes es otra opción, por ejemplo lo facturado, lo surtido, lo empacado, lo embarcado, lo entregado, etc. la línea lógica debe estar expresada en la línea física para harmonizar las entradas y salidas en tiempo y forma según corresponde.

Siempre es de vital importancia desde que se hace una requisición de un material, la secuencia que tiene y como se ve el flujo en un sistema, cuando se solicitó, quien lo solicito, quien lo pidió al proveedor, quien lo recibió y cuando lo recibió, quien le dio ingreso al inventario y como se acomodó. De la misma manera quien pidió una cotización de ese material y cuando la pidió, quien está interesado pidiéndolo y apartándolo, a quien se le entrega con una remisión o nota de venta si tenemos mostrador y finalmente la formalidad fiscal de una factura o CFDI. Toda la cadena en el ciclo de compra venta debe proveer una trazabilidad lógica y fácil de seguir para el control en caso de una simple devolución, por ejemplo.

Los reportes y estadísticas de seguimiento pueden ayudar y contribuir a la planeación estratégica de las compras basadas en periodos muy agitados de venta o muy pasivos. Saber con claridad los periodos y su comportamiento ayuda a identificar mejor la inversión al inventario para no tener dinero parado por ejemplo para perecederos, otro ejemplo son los productos con periodos obligatorios de control y cuarentena para que los pedidos pendientes no sean un problema, saber rotación, existencias y costos, punto de reorden, históricos de existencias y otros pueden ser muy útiles. Las decisiones basadas en pronósticos históricos ayudan mucho, pero si la brecha al reaccionar está planeada se puede ser muy eficaz en un periodo pico no previsto.